نتایج از سال 2020 و برنامه ما برای 2021

در مارس و آوریل 2020 ، کار و زندگی آنطور که می دانستیم در حال تغییر است. من از اعضای تیم ما (که 84 نفر از آنها در سراسر جهان پخش شده اند) استفاده کردم تا بهترین راه را برای کمک به آنها در کنار هم قرار دادن بسیاری از چیزهایی که به طور همزمان تغییر می کنند ، درک کنم.

من به ویژه می خواستم از والدین در مورد آنچه می تواند به آنها کمک کند بشنوم زیرا بسیاری از مدارس تعطیل می شوند و شرکا یا همسران نیز ملزم به کار در خانه هستند.

نتایج؟ اکثر مردم زمان بیشتری را برای عبور از چالش های جدیدی که با آن روبرو بودند می خواستند.

به عنوان یک سازمان از راه دور ، ما در حال حاضر انعطاف پذیری زیادی را به کارکنان خود ارائه می دهیم ، و این یکی از مزایای بسیاری از کار از راه دور است. راه حل ایده آل برای ما در آن زمان این بود که هم به انعطاف پذیری تمایل داشته باشیم و هم زمان بیشتری را ارائه دهیم ، این زمانی است که ما شروع به بررسی یک هفته کاری چهار روزه کردیم.

مفهوم یک هفته کاری 4 روزه در اوایل سال 2020 بسیار مورد توجه قرار گرفت زیرا بسیاری از شرکت ها هنگام حرکت از پنج روز هشت ساعته به چهار روز شاهد انعطاف پذیری بهتر و در نتیجه کارکنان شادتر بودند. مایکروسافت این آزمایش را در ژاپن انجام داد و شاهد افزایش 40 درصدی بهره وری بود و یونیلور نیوزلند نیز هفته های کاری 32 ساعته را به پایان رساند.

با توجه به استرس ، تعطیلی و عدم قطعیت همه گیری COVID-19 ، این نیز به عنوان راهی مفید برای رسیدگی به مراقبت از کودکان ، قرنطینه ها و موارد دیگر مطرح شد.

بررسی ترکیبی هم تیمی های ما و افزایش شواهد جهانی مبنی بر اینکه هفته کاری چهار روزه می تواند راه حل خوبی باشد ، چیزی است که محاکمه یک ماهه ما را آغاز کرد. پس از آن آزمایش ، ما دیدیم که نه تنها شادی و استرس بهبود یافته ، بلکه بهره وری کاهش نیافته است. ما یک دوره آزمایشی 6 ماهه را برای اعتبار سنجی در صورتی که این یک روش پایدار بود انتخاب کردیم و اینطور بود.

اکنون ، ما هفته های کاری چهار روزه را برای آینده قابل پیش بینی ادامه می دهیم. در اینجا نگاهی داریم به برخی از آنچه که ما از نظرسنجی از تیم خود در مورد هفته کاری چهار روزه در طول دو آزمایش خود آموخته ایم.

آنچه که نظرسنجی های داخلی ما در مورد یک هفته کاری چهار روزه به ما گفته است

هفته کاری چهار روزه باعث افزایش بهره وری و حس بهتر تعادل بین کار و زندگی شد. اینها نتایج دقیقی بود که ما امیدوار بودیم ، و آنها به ما کمک کردند این ایده را که باید به طور معمول “نه تا پنج” ، پنج روز در هفته کار کنیم ، به چالش بکشیم. شایان ذکر است که اگرچه ما سطح بهره وری پایدار را مشاهده کرده ایم ، اما بر اساس بازخورد هم تیمی و نه اهداف کل شرکت ، آن را در سال 2021 تغییر می دهیم.

با نگاهی به تأثیر کار در هفته کاری چهار روزه در سراسر شرکت در بیشتر سال 2020 ، تصمیم گرفتیم این مدل را تا سال 2021 با چند توضیح و استثنا پیش ببریم. در اینجا چگونه برنامه آزمایشی شش ماهه خود را ارزیابی کردیم و چرا تصمیم گرفتیم در هفته کاری چهار روزه به فعالیت خود ادامه دهیم.

از ماه مه سال 2020 ، موارد زیر را اندازه گیری کردم:

  • بر اساس مهلت ها و اهداف منطقه
  • استقلال فردی هم تیمی
  • سطوح استرس
  • شادی عمومی کار

در اینجا کمی بیشتر در مورد نحوه انجام هر یک از این اندازه گیری ها توضیح داده شده است.

خروجی ما در یک هفته کاری چهار روزه

در محاکمه ماه مه ، ما دیدیم که هم تیمی ها در یک هفته کاری چهار روزه همانطور که در یک هفته کاری پنج روزه کار می کردند ، بسیار م productثر و سازنده بودند. این فقط یک ماه محاکمه بود ، بنابراین می توان به راحتی نادیده گرفت ، اما ما شاهد الگو در محاکمه شش ماهه خود بودیم. تقریباً 34 درصد احساس بهره وری بیشتری نسبت به زمانی که هفته کاری پنج روزه داشتیم ، نزدیک به 60 درصد به همان اندازه مولد و کمتر از هفت درصد احساس بهره وری کمتری داشتند.

در حالی که هم تیمی ها احساس بهره وری بیشتری داشتند ، من با مدیران نیز صحبت کردم. من داده های مدیرانمان را در مورد خروجی تیم گرد آوردم تا بتوانم تعیین کنم که آیا داده ها با احساسات هم تیمی مطابقت دارد و توصیه من برای رفتن به سال 2021 چیست.

برای تیم های مهندسی ما ، تعداد روزهای برنامه نویسی کاهش یافت. با این حال ، ما شاهد افزایش چشمگیر خروجی بودیم. مدیر مهندسی ما ، ایوانا، به اشتراک گذاشت: “روزهای برنامه نویسی هفتگی از 3.4 به 2.7 برای تیم های محصول و از 3.2 به 2.9 برای موبایل و زیرساخت رسید ، در حالی که تأثیر مولد به طور قابل توجهی برای تیم های محصول افزایش یافته و برای زیرساخت ها و موبایل دو برابر شده است!”

بسیاری از مدیرانی که با آنها صحبت کردم ، احساسات ایوانا از افزایش تولید را نشان دادند.

استثناء این نتایج در بهره وری ، تیم حمایت از مشتریان ما بود. ما برای حفظ سطوح بهره وری سخت تر بودیم ، که انتظار می رفت زیرا این نقش در حجم غیرقابل پیش بینی بودن منحصر به فرد است.

ناگفته نماند که مدافعان ما هنوز احساس می کردند که در بازه زمانی پنج روزه خارج از صندوق ورودی مشتری ، یعنی در پروژه های دیگر ، 85 تا 90 درصد از بازدهی بالایی برخوردار بودند. با این حال ، مشتریان کمی بیشتر منتظر دریافت پاسخ اولیه به ایمیل های خود بودند.

همانطور که قبلاً ذکر شد ، ما از هم تیمی ها و مدیران می خواستیم که بهره وری کلی را بسنجند و آن را برای خود بر اساس اهداف کل شرکت اندازه گیری نکنیم. این امر در سال 2021 با تعیین اهداف خاص شرکت تغییر می کند ، بنابراین می توانیم ببینیم که چگونه در هر سه ماهه به اهداف خود می رسیم ، و این معیار اصلی دیگری برای موفقیت هفته کاری چهار روزه خواهد بود.

خودمختاری فردی

استقلال و انعطاف پذیری گزارش شده در مه سال 2020 4.3 از 5 بود که 5 مورد آن “خودمختاری کامل” بود. این میزان در پایان خلبان شش ماهه ما به 4.7 افزایش یافت:

تأکید مجدد بر اینکه هم تیمی های ما بر برنامه خود کنترل دارند ، یکی از اهداف کلیدی این هفته کاری چهار روزه بوده است.

سطوح استرس

سطح استرس ما در مه 2020 (هنگامی که ما اولین بار آزمایش را آغاز کردیم) 3.3 از 5 بود ، که 5 تنش استرس بالا بود. استرس گزارش شده در نظرسنجی ماه ژوئن به 2.7 کاهش یافت و در نظرسنجی اکتبر ما تنها کمی به 2.9 کاهش یافت.

شادی عمومی کار

روند کلی شادی ما برای کل شرکت ثابت بود و با توجه به بی ثباتی رویدادهای 2020 ، من احساس کردم که این روند خوبی است.

اعداد دقیق سه ماهه ما عبارت بودند از:

  • ژانویه: 4.1/5
  • آوریل: 3.8/5
  • جولای: 3.8/5
  • سپتامبر: 3.7/5

چگونه هفته کاری 4 روزه خود را تا سال 2021 ادامه می دهیم

با توجه به اینکه داده ها در درجه اول برای یک هفته کاری چهار روزه مثبت بودند ، ما تصمیم گرفتیم این روش را تا سال 2021 ادامه دهیم. در طول سال ، من از طریق بررسی های فصلی خود بر بهره وری و مشارکت تیمی نظارت خواهم کرد تا اطمینان حاصل شود هفته کاری چهار روزه در نهایت به نیازهای تجاری بوفر کمک می کند.

دستورالعمل های ما برای هفته کاری چهار روزه ما در سال 2021:

ما بر اساس تجربیات خود در سال 2020 چند مورد را تنظیم کردیم. در اینجا چیزی است که من در مورد دستورالعمل های ما برای هفته کاری چهار روزه به تیم خود ارسال کردم:

ادامه می دهیم با:

  • بدون ملاقات یا انتظار برقراری ارتباط در Slack روز جمعه.
  • جمعه ها به عنوان یک روز تعطیل پیش فرض برای اکثر مناطق است.
  • هفته های کاری وکلای مشتری با توجه به ماهیت نقش متفاوت خواهد بود. ارتباطات بیشتری در مورد برنامه ها و انتظارات دنبال می شود.
  • تعریف بیشتر انتظارات خروجی هفتگی در سطح منطقه و بخش.
  • شفاف سازی رده بندی عملکرد هم تیمی هایی که به اهداف خود نمی رسند ممکن است 5 روز کار را انتخاب کرده یا از آنها خواسته شود.
  • ارزیابی این برنامه حداقل سه ماهه بر اساس بهره وری کلی تیم ، برخورد با OKR ، سطح استرس هم تیمی و احساس مالکیت در برنامه کاری شما.

ما همچنان تأکید می کنیم که در حالی که این یک مزیت ویژه است ، ما به عنوان یک شرکت باید مهلت های جمعی خود را رعایت کنیم. برخی از هفته های کاری ممکن است به آن روز جمعه به عنوان یک روز کاری سرشار نیاز داشته باشند تا کارهایی را که متعهد شده ایم به پایان برسانیم. هنوز از همه انتظار می رود که کار خود را انجام دهند.

در حالی که ما به عنوان یک شرکت در ابتدا مهلت ها را بر اساس هفته کاری چهار روزه و وضعیت منحصر به فرد همه گیری تنظیم کردیم ، از آن زمان به بعد اهداف بلند پروازانه ای را برای سال آینده پیش گرفته ایم و می دانیم که این احتمالاً محدودیت های روشی که ما در یک هفته کاری چهار روزه کار کرده ایم و ما را مجبور می کند که همچنان خود را با این شیوه جدید کار تطبیق دهیم. شخصاً می دانم که هر هم تیمی در بافر توانایی دارد و می تواند چالش را برآورده کند.

از آنجایی که وکلای مشتری ما به اندازه سایر نقشها پروژه محور ندارند ، اهداف خاصی را باید برآورده کنیم:

استراتژی حمایت از مشتری 4DWW 2021

هدف: با موفقیت در هفته های کاری چهار روزه به صورت تیمی کار کنید و در عین حال تجربه خدمات مشتری را در بالای نوار ارائه دهید.

اندازه گیری: انتظار می رود اعضای تیم هر هفته به اهداف بلیط خود برسند (تعداد بلیط ها بر اساس سطح + تعهد شخصی/هدف مورد توافق با سرب) و همچنین میانگین 2.8 نمره ACE در بلیط ها و/یا اعضای تیم که خارج از صندوق ورودی کار می کنند انتظار می رود پروژه ها را به اتمام برسانند ، به مهلت ها برسند و به نتایج کلیدی برسند.

ما همچنان به ایجاد و تکرار راه هایی برای ارائه خدمات خوب به مشتریان و ارائه هفته های کاری انعطاف پذیر به هم تیمی های خود ادامه می دهیم.

با نگاه به آینده

من با بررسی های دوره ای در مورد بهره وری تیم ، سطح استرس شخصی ، خودمختاری و شادی ادامه می دهم. بافر همچنین در حال بازگشت به استفاده از OKR به عنوان ابزاری برای ردیابی بهره وری و پیشرفت ما است ، که به ما یک ابزار اندازه گیری دیگر می دهد تا در ارزیابی کلی هفته های کاری چهار روزه خود از آن استفاده کنیم.

ما مطمئن نیستیم که هفته های کاری چهار روزه را برای همیشه ادامه می دهیم ، اما در حال حاضر ، تا زمانی که بتوانیم به اهداف بلندپروازانه خود برسیم ، به آن پایبند خواهیم بود.

آیا می خواهید در مورد هفته کاری چهار روزه صحبت کنید؟ به مکالمه در توییتر بپیوندید. 😊